CONSEILS

Savez-vous comment vous devez détruire des données imprimées sur papier ?

La protection des données s’applique la plupart du temps à des données traitées par des méthodes électroniques. Mais, ce qu’on oublie souvent : les dispositions du RGPD s’appliquent également aux données personnelles sur papier. Un destructeur de documents peut vous aider à rester conforme aux dispositions RGPD et être en sécurité.

À quoi ressemble un pare-feu pour corbeille à papier ?

70% de toutes les données importantes figurent toujours sur du papier, et se retrouvent souvent dans la corbeille à papier près du bureau. Données protégées ? Négatif ! Ces documents doivent être déchiquetés quand ils ne sont plus nécessaires :

• • • • Documents promotionnels personnalisés
      • Offres et documents associés aux contrats relevés bancaires et justificatifs
      • Factures et quittances
      • Documents fiscaux et comptables
      • Notes, documents imprimés pour relecture
      • Documents signés
      • Documents mal imprimés

Notre solution : Intégrez les destructeurs de documents dans votre concept de protection des données.

Conformément au RGPD, vous devez justifier que vous travaillez en respectant la législation et les prescriptions en matière de protection des données.
Avec des destructeurs de papier de niveau de sécurité approprié, vous :

• • • • Vous protégez contre d’importantes sanctions financières
      • Maintenez votre réputation
      • Gardez la confiance de vos clients.

Qu’en est-il des données existantes ?

Les documents existants doivent également être conformes aux dispositions du RGPD. Il est interdit de stocker des «réserves» de données.

Conseil pratique:
Actualisez vos documents. Vous pouvez détruire avec sécurité et fiabilité les données que le RGPD n’autorise plus à conserver(réduction des données) en utilisant un destructeur de papier professionnel. N’oubliez pas les documents dont le délai légal de conservation est dépassé.

Que se passe-t-il quand la protection des données n’est pas respectée sur toute la ligne ?

Vous devez éliminer régulièrement de grandes quantités de documents ? Il est certes tentant de confier cette tâche et la responsabilité associé à quelqu’un d’autre. Mais cela ne garantit pas une sécurité absolue.

Les risques :

• • • • Vous ne voyez pas le résultat final.
      • Avant d’être détruits, vos documents sont souvent entreposés .
      • En faisant appel à un prestataire, vous ne vous dégagez pas de votre responsabilité en cas d’utilisation abusive.

La solution :
Effectuez vous-même la destruction. Pas de gros conteneurs de collecte, pas de longs trajets, pas d’étapes intermédiaires que vous ne maîtrisez pas : lorsque vous détruisez vous-même vos documents confidentiels, tous ces risques n’existent plus. Les destructeurs de papier de forte capacité fonctionnent pendant de nombreuses années, et leur achat est très vite rentabilisé. En cas d’infraction au RGPD, les amendes peuvent atteindre 20 millions d’euros ou jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel.

Nos conseils pour protéger vos données

     Faire une copie : l’inattention peut coûter cher.

La protection des données se manifeste au quotidien. Vos collaborateurs connaissent-ils les conséquences d’une simple étourderie sur la protection des données ?

Une situation typique au bureau :
Nous sommes perdus dans nos pensées ou quelque chose nous distrait brièvement. Les documents confidentiels restent dans la photocopieuse tandis que nous emportons les copies. Toute personne qui passe ensuite a libre accès aux documents.

La solution : Formez vos collaborateurs.
Papiers oubliés dans la photocopieuse ou documents laissés dans la salle de réunions : si les données personnelles atterrissent dans les mains de personnes mal intentionnées, une simple inattention peut avoir de graves conséquences. Si des personnes non autorisées ont accès à des données sensibles, vous ne respectez pas les lois sur la protection des données. Quelques photocopies peuvent vous coûter cher.

Ai-je vraiment besoin de faire ces photocopies ?

Il est tellement facile d’imprimer un exemplaire à relire, puis vous faites plusieurs copies du contrat retravaillé… Une fois dans le circuit de distribution,
les documents imprimés deviennent rapidement non maîtrisables. 

Conseil pratique
Ne faites pas d’impressions ou de copies si cela n’est pas nécessaire.
Imprimez uniquement les documents quand cela est indispensable et choisissez les personnes à qui vous les remettez.

Corbeille du courrier et poste de travail : données  vulnérables. Les espions ont le champ libre.

Au bureau, une grande quantité de documents transite sur chaque poste de travail au quotidien, alors que certains contiennent des données sensibles. À la fin de la journée, qu’advient-il de ces documents ?
Chaque collaborateur qui laisse derrière lui sa table de travail mal rangée donne un accès possible à des documents confidentiels.
La solution : Rangez toujours votre bureau.
La base : il faut définir un système précis pour la gestion des documents papier. Exhortez vos collaborateurs à toujours ranger les documents quand ils quittent le travail, aussi, demandez leur de mettre sous clé les documents confidentiels et à détruire les documents devenus inutiles. Avec un destructeur de documents individuel, c’est très rapide.

Disque dur : données vulnérables.
Détruisez les vieux supports de données, pas votre réputation.

Même si leurs données sont écrasées, les disques durs qui ont fait leur temps sont un livre ouvert pour les « chercheurs » doués. Une fois mis au rebut, impossible pour vous de savoir où vos anciens supports de données atterrissent. Et ce qu’il advient de leur contenu. N’oubliez pas :
il y a des disques durs non seulement dans les PC et les ordinateurs portables, mais aussi dans les imprimantes, les photocopieuses et les serveurs.
La solution : Rendez vos anciens supports de données inutilisables.
Que le disque dur soit vieux ou défectueux, ou si vous devez rendre un appareil emprunté : avec un perforateur de disques durs, vous êtes assuré de
détruire vos données électroniques sans effort et avec certitude.

Nos modèles de destructeur de papier

Si vous ne savez pas où chercher pour trouver de bons destructeurs de papier, pas de panique, car vous êtes déjà sur le bon site !

Chez Proreliure, nous proposons divers destructeurs de documents, neufs ou en occasion, individuel ou de bureau, de média ou de haut rendement, vous trouverez la perle rare. Voici quelques modèles qui peuvent vous intéresser.

Nos destructeurs de papier neufs

Destructeur IDEAL 4605 forte capacité compact

Vous recherchez un destructeur de papier pour tout un étage ? C’est la solution idéale. Un destructeur compact, à entonnoir et table d’utilisation, il effectuera parfaitement son travail.

Destructeur automatique Rexel Acco GBC 750M

Ce destructeur automatique garantit un niveau de sécurité élevé. Il réduit les documents en minuscules confettis. Vous n’aurez pas besoin d’enlever les agrafes et trombones et l’alimentation est automatique.
Destructeur De Disques Durs PC-IDEAL 0101

Nous n’avons pas que des destructeurs de papier. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, si vous avez besoin de détruire des médias magnétiques, vous trouverez également votre bonheur ! Ainsi, vous pourrez effacer toute trace de disque dur en un claquement de doigts.

Nos destructeurs de papier d’occasion

Destructeur de documents IDEAL 2401

Un destructeur de documents avec un niveau de sécurité Din classe P5.

Destructeur de papier IDEAL 2360

Une capacité allant jusqu’à 6 feuilles, un mode zéro énergie pour gérer la consommation, un système anti-bourrage. Pour détruire en toute sécurité vos documents contenant des informations confidentielles et protéger vos données sensibles.

Conseil pratique :

Prenez le temps nécessaire pour vous préparer en amont. En mettant en place des consignes internes conformes au droit applicable sur le traitement des documents papier, vous êtes assuré de faire ce qu’il faut. Effet secondaire plaisant : les mesures prises en matière de protection des données optimisent les processus de travail.

La sécurité pratique :

Les destructeurs protègent vos données sans faillir. Ils sont conçus pour votre quotidien professionnel. Les entreprises, gouvernements et organisations du monde entier s’y fient en toute confiance.